Als Vorstand müssen Sie alle steuerlich relevanten Vereinsunterlagen für 10 Jahre, manche nur für 6 Jahre, sicher aufbewahren. Wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist in § 147 der Abgabenordnung festgelegt. Bewahren Sie am besten alle relevanten Unterlagen 10 Jahre auf, dann sind Sie auf der sicheren Seite und ersparen sich aufwändiges Sortieren nach Aufbewahrungsfristen vorher. Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das entsprechende Dokument de facto entstanden ist (www.lexware.de). Eine sichere Aufbewahrung von E-Mails und digitalen Rechnungen erfolgt am besten über eine Speicherung auf einer externen, passwortgeschützten Festplatte, die für alle Vorstandsmitglieder zugänglich ist und an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Alternativ bietet sich eine Speicherung Ihrer Dokumente in einer Cloud u.a. bei Internetanbietern wie z.B. Google oder Microsoft an, bei denen diese verschlüsselt auf einem geschützten Server liegen. Wichtig: Auch bei einem Vorstandswechsel muss der bisherige Vorsitzende seine Korrespondenzen  an den neuen Vorsitzenden weitergeben, damit die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin gewahrt werden (www.vereinswelt.de).